Alam pekerjaan atau Latihan Industri merupakan sesuatu yang mencabar bagi mereka yang baru sahaja menamatkan zaman belajar.

Segala ilmu yang pernah dipelajari semasa zaman Universiti sangatlah penting untuk digunakan semasa latihan mahupun bekerja.

Antara salah satu perkara  penting yang bakal graduan perlu tahu sebelum melangkah ke alam pekerjaan adalah mengendali atau membalas e-mel dengan cara yang betul dan beretika.

E-mel merupakan salah satu kemudahan komunikasi yang penting pada masa ini dan dianggap platform rasmi bagi setiap syarikat yang ditubuhkan.

Dengan adanya e-mel, komunikasi dan pengkongsian maklumat dapat dilakukan dengan mudah dan cepat walaupun di mana juga anda berada.

via GIPHY

Maduners yang pernah menggunakan e-mel mesti familiar dengan perkataan To, CC dan BCC kan?

Memang tak dapat dinafikan, ada segelintir individu yang masih lagi tak faham konsep dan keperluan To, CC dan BCC yang terdapat di dalam e-mel.

Ada yang tak tahu apa tindakan yang perlu dorang buat kalau nampak ketiga-tiga elemen tersebut.

Untuk membalas email pun ada etikanya tau! Jadi, jom kita tengok satu per satu langkah-langkah yang perlu Maduners buat kalau dapat e-mel dari sesebuah syarikat.

Pertama sekali, korang perlu faham betul-betul konsep To, CC dan BCC ini mempunyai maksud dan keperluannya yang tersendiri.

Untuk perkataan “To” yang tertera di dalam e-mel bermaksud, email yang dihantar itu ditujukan kepada seseorang dan hanya individu yang di dalam kategori “To” sahaja yang perlu membalas email tersebut.

Apabila Maduners menerima sesuatu e-mel, pastikan korang tengok dulu sama ada e-mel itu diajukan kepada korang sahaja atau terdapat “CC” di bawahnya.

Seandainya Maduners berada dalam kategori “To” dan terdapat e-mel nama orang lain di dalam bahagian “CC”, pastikan Maduners membalas e-mel tersebut dengan menekan “Reply All”.

Kalau korang “Reply All”, maklumat yang korang sampaikan atau hantar itu akan dimaklumkan juga kepada mereka yang di dalam “CC”.

Yang ini Maduners kena hati-hati ye, sebab kalau korang hanya tekan “Reply”, maklumat yang nak dihantar akan diterima oleh penghantar sahaja.

Tindakan seperti itu akan dianggap tidak beradab dan tidak beretika!

Untuk “CC” pula bermaksud Carbon Copy.

Individu yang berada dalam kategori “CC” tak perlu balas e-mel tersebut.

“CC” ini hanya berfungsi sebagai salinan dari penghantar. Orang yang diletakkan namanya dalam kategori “CC” kebiasaannya digunakan untuk memaklumkan yang lain tentang email tersebut.

Sekiranya Maduners berada dalam kategori “CC” tetapi ada sesuatu yang nak ditambah, korang hanya perlu reply kepada penghantar asal sahaja dan jangan reply kepada semua.

Korang hanya perlu beri tahu penghantar e-mel tersebut mengenai apa yang perlu ditambah atau ditolak dari e-mel asal.

Okey next untuk BCC.

“BCC” bermaksud Blind Carbon Copy.

Kepada penerima e-mel yang berada dalam kategori “To” dan “CC”, korang  tak akan tahu pun siapa yang di “BCC” kerana “BCC” ini tak akan keluar dalam e-mel secara terperinci.

Sebab itu bila dapat e-mel kena bagi tindak balas, sebab kita tak tahu kot-kot penghantar email itu “BCC” boss atau orang-orang penting ke kan. Tak pasal-pasal rosak reputasi korang sebagai pekerja yang berwibawa gitu!

Maduners kena sentiasa update kepada orang yang menghantar e-mel tersebut. Sebagai contoh korang maklumkan kepada penghantar yang korang dah terima e-mel yang dihantar.

Buat la ayat bersopan santun sikit,  tak susah pun kan? Yang penting kena sentiasa acknowledge penghantar lepas dah terima e-mel.

Haa, sekarang Maduners nampak kan kenapa e-mel itu penting? Jadi lebih baik buat persiapan awal-awal sebelum nak minta sesuatu pekerjaan, sebab memang syarikat akan menggunakan e-mel untuk berhubung dengan pekerja atau pelanggan untuk urusan kerja.

Semoga perkongsian ini dapat membantu Maduners nanti!